אחת הדילמות הקשות העומדות בפני בעליו של עסק קטן, היא הפרדוקס הידוע של טכנולוגיה: מצד אחד, אין לך את הכסף הדרוש כדי לצעוד קדימה ולאמץ טכנולוגיות חיוניות כמערכת CRM או מערכות מידע, ומצד שני, העסק שלך חייב אותן, כי, מה לעשות? העולם צועד קדימה ומי שאינו צועד בקצב שלו, עד מהרה הופך להיות לא רלוונטי ושוקע לקרקעית ה”נהר” של הקדמה העסקית.
ERP או CRM – מה זה אומר ומה העסק שלך באמת צריך?
ERP? CRM? מערכת מידע? המושגים ששמעת מבלבלים וכבר איבדת את הידיים והרגליים בכל הררי המידע. בהנחה ואתה לא נעזר כיום במערכת מידע כלשהי, בוא ונבדוק למה זקוק העסק שלך:
- מערכת מידע – מערכת המאפשרת איסוף ואחסון המידע, ניהול שלו, עיבודו ושליפתו בשלב מאוחר יותר. מערכות מידע מנהלות מידע בכל תחום אפשרי (תעשייתי, פיננסי, שיווקי וכן הלאה). מערכות CRM ו-ERP הן מערכות מידע, אשר מתמחות כל אחת מהן באיסוף ועיבוד מידע מהסוג שלה.
באופן סכמטי, ניתן לחלק את מערכות המידע לשני סוגים, לפי יעודן:
- מערכות אשר מיועדות לצורך ביצוע פעולות (Transaction Processing).
- מערכות אשר מיועדות לאיסוף הנתונים לצורך קבלת החלטות (Decision Support).
- מערכת CRM – ניהול קשרי לקוחות (Customer Relationship Management) – זו היא המערכת החשובה ביותר בעסק שלך. המערכת מאפשרת לך איסוף מידע על הלקוח ברמות שונות. החל מנתונים בסיסיים כפרטים אישיים: גיל, תחום עיסוק, דרכי התקשרות וכלה בנתונים מתקדמים יותר כדפוסי רכישה, רמת שביעות הרצון של הלקוח וכד’. מערכות ה-CRM השונות נבדלות זו מזו ברמת המורכבות שלהן (כמות הפרטים, למשל), מידת הידידותיות שלהן למשתמש (מערכות מסובכות מול מערכות פשוטות), כמות המודולים שבהן (לעיתים, גם מערכות CRM גדולות הן מודולריות וניתנות לפירוק לרכיבים שונים), מחירן וכד’. אחד הדברים החשובים, אליהם יש לשים לב ברכישת מערכת CRM הוא היכולת שלה להשתנות (לגדול או להצטמצם) בהתאם לצרכי העסק המשתנים.
- מערכת ERP – ERP היא מערכת לתכנון משאבי הארגון (Enterprise Resource Planning System) – המערכת מרכזת את כל הנתונים המגיעים מכל מערכות המידע של שבמחלקות השונות של העסק למערכת אחת, המאפשרת שימוש בממשק אחיד במידע המשותף. מערכת כזו, בנויה ממספר מודולים, שכל אחד מהם מטפל בתחום אחר ובמחלקה אחרת בארגון. למשל תחת המודול של לוגיסטיקה (המשרת את המחסן) נמצא את ניהול שרשרת האספקה (ייצור, רכש, הפצה וכד’), ניהול מלאי (הזמנות, מלאים, החזרות וכו’) וכן הלאה. גם כאן, חשוב מאד לוודא כי יכולת השינוי של המערכת והמודולים שלה תואמת את השינויים בצרכי העסק.
לסיכום, למרות הרושם שנוצר, מערכות מידע, אינן, בהכרח, מהוות הוצאה כל כך גדולה כפי שהיא עלולה להצטייר משיטוט ברשת. ישנם הרבה פתרונות מחשוב לעסקים קטנים, אשר אינם נופלים בביצועיהם מהמערכות הגדולות, ועלותם זולה בהרבה. כמובן שכאשר מדובר בפתרונות המאופיינים ונתפרים נקודתית לכל עסק בנפרד, החיסכון לעסק עוד גדל. כך שבשורה התחתונה, כאשר בפניך עומדת הדילמה של “להיות” (להצטרף לקדמה) או “לחדול” – הבחירה ברורה למדי.