איך אתם מתקשרים עם העובדים בארגון שלכם? בטלפון? במייל? בוואטסאפ? בקבוצה סגורה בפייסבוק? בפורטל הארגוני? בהודעות SMS? בשיחות וידיאו? בצעקות בין משרד למשרד, או, אולי, עדיין על ידי משלוח יונת דואר? הטכנולוגיה המודרנית פותחת לנו ערוצי תקשורת רבים, אולם חלק מהארגונים בוחרים שלא לנצל את כולם, כנראה, מחשש שמא העובדים יעסקו בהתכתבות ובתקשורת תפלה, במקום להקדיש את הזמן לעבודתם.
לשם מה זקוקים ארגונים לתקשורת?
לתקשורת הפנים-ארגונית מספר מטרות עיקריות:
- מידע זמין ונגיש – העברה של המידע והפיכתו לזמין בכל האפיקים שבארגון: בין העובדים במחלקה לבין עצמם, בין מחלקה אחת לשנייה, בין הדרג המנהל עובדים (ואף בחזרה) וכד’. שיתוף המידע יכול לכלול פריטי מידע ברמות שטחיות וזמניות (כמו משלוח מזכר מחלקת כוח אדם במייל, העוסק בנופש השנתי המשותף) או מידע שצריך להיות זמין ונגיש כל העת (למשל, נהלי עבודה, מאגרי לקוחות וכד’). במקרים בהם מדובר בכמויות גדולות של מידע קבוע, אשר הגישה אליו צריכה להיות זמינה בכל עת ומכל מקום, מומלץ לשקול מחשוב ענן.
- הטמעת תהליכים, נהלים וערכים בארגון – תקשורת פנים-ארגונית מסייעת לדרג המנהל ביצירת מחויבות לתוצאות העסקיות (למשל, עמידה ביעדי מכירות) אצל העובדים, בשימור ערכים עליהם מושתת הארגון, בשיתוף את העובדים בתוכניות אסטרטגיות וכד’. חלק מפריטי המידע יתפשו בעיני המקבלים אותם כ”מידע” לידיעה בלבד (ולא הנעה לפעולה) במידה ולא יהוו כחלק מתהליך ניהולי-תקשורתי מקיף ומתמשך.
תוכנית תקשורת פנים-ארגונית יעילה – עוסקת פחות ב”מה” ויותר ב”איך”
חשוב לזכור, כי בשורה התחתונה, תקשורת פנים-ארגונית הינה כלי ניהולי מובהק ואיננה המטרה המוצהרת. לכן, כדאי להסתכל עליה מהזווית הניהולית והאסטרטגית ולא ברמה הטכנולוגית של מערכת זו או אחרת, על מנת להפיק את המרב מכל מערכת שתחליטו לאמץ. הנה מספר טיפים מועילים:
- מידור נכון – יש לבצע פילוח המידע המועבר לקבוצות העובדים הרלוונטיות בלבד, על ידי רשימות נמענים ממודרות בקפידה.
- מסרים ויזואליים עדיפים על טקסט – רוב עובדי המנהלה והמשרד בארגון מתמודדים עם כמויות מלל עצומות בכל יום. שליחת מייל שאורכו כאורך הגלות תבטיח את זה ש-90% מהם לא יקראו אותו עד תומו. לאחר מספר פעמים כאלה, הם אפילו לא יפתחו אותו. תמונה, לעומת זאת, מושכת תשומת לב ומצליחה להעביר מסרים בדרך טובה יותר.
- התאמה בין העובד להודעה – בנוסף למידור התכנים, תזמון משלוח ההודעות לחלונות הזמן העמוסים פחות של העובד, מתן אפשרות לעובד להחליט על סוגי התכנים שהוא מקבל, כמותם והתזמון שלהם, יפחיתו את האפשרות של התעלמות מהם. אם אתם רוצים להבין במה מדובר, נסו לדמיין שאתם מנהלים פגישה עם לקוח, ובכל עשר שניות, מזמזם הוואטסאפ שלכם על הודעה נכנסת. אחרי ההודעה השלישית בערך, אתם תכבו את ההתרעות וכך, תחמיצו הודעות חשובות שאולי תגענה מאוחר יותר.
לסיכום:
כפייה של האמצעי הנבחר מגבוה (מתקדם ומודרני מבחינה טכנולוגית ככל שיהיה) מבלי להתחשב בנתונים הספציפיים של הארגון עלולה להחמיץ את המטרה. לכן, כל בחירה בערוץ תקשורת המתאים לארגון ולעובדיו, צריכה להיות חלק מתוכנית המערך הכוללת שמטרתה ליצור ארגון יעיל, מתפקד וזמין הרבה יותר.