לשימוש במיקור חוץ לטכנולוגיות מידע יש לא מעט תומכים, אך גם מתנגדים לא חסר. ולכל אחד את הטיעונים המוצדקים לטובת האסטרטגיה המועדפת עליו על בסיס ניסיון וידע. לא חסרים שיקולים בעד ונגד, אבל איך מחליטים ואיך קובעים אילו מרכיבים מהתשתית הטכנולוגית הדרושה להתפתחות הארגון שלכם כדאי להעביר למיקור חוץ?
מיקור חוץ הייטק אינו אסטרטגיה לכשעצמה, אלא תוצאה של אסטרטגיה עסקית. האסטרטגיות והמטרות השונות של עסקים שונים, הן אלה הקובעות עבור כל ארגון אם מיקור חוץ של שירותי טכנולוגיות מידע הוא הפיתרון היעיל והנכון עבור החברה. בהתבסס על האסטרגיה העסקית של הארגון ומטרותיו, ניתן לקבוע כמה ואילו חלקים מפעילות החברה ניתן להעביר למיקור חוץ.
בעולם הטכנולוגי שאנו חיים בו, לתשתיות הטכנולוגיות שעומדות לרשותנו חשיבות רבה לפעילות תקינה של הארגון. דברים קטנים כמו תקלה בגישה לבסיס הנתונים של לקוחות הארגון יכולים לפגוע קשות בתפקוד הארגון וגם המוניטין שלו בטווח הארוך. זו היא אחת הסיבות שארגון רבים מפחדים להוציא למיקור חוץ את שירותי ה-IT שלהם. עם זאת, זו היא גם דווקא אחת הסיבות בעד
שימוש במיקור חוץ מחשוב של שירותי טכנולוגיות מידע.
החשיבות של גמישות תפעולית
באקלים העסקי כיום, גמישות ומהירות תגובה הם המפתח לצמיחה והתפתחות. בשביל להצליח, יש צורך ביכולת הסתגלות מהירה גם לשינויים דרסטיים בשוק. באספקט הזה יש למיקור חוץ יתרון אדיר. מיקור חוץ מאפשר לחברה להישאר גמישה יותר, סגלתנית יותר ויעילה יותר תוך צמצום ההוצאות והזמן שיש להשקיע בהתאמת התשתיות הטכנולוגיות שיתמכו בשינויי האסטרגיה המתרחשים בתגובה לשינויים בשוק.
במקום להגדיל, להקטין או לשנות את מחלקת ה-IT בהתאם לצרכי הארגון, קל וזול הרבה יותר לערוך שינויים אלה כשמדובר בספק חיצוני או שותף.
איך להחליט מה להעביר למיקור חוץ
אחת השאלות הראשונות שנשאלות בעת קביעת אסטרטגיית מיקור חוץ (וגם אחת החשובות בהן) היא “מתי להוציא לאאוטסורס ומתי להשאיר אין-האוס?”
כאמור, אסטרטגיית מיקור החוץ של שירותי טכנולוגיות תלויה לחלוטין באסטרטגיה העסקית של החברה ומטרותיה. עם זאת, יש נקודות שכל ארגון ששוקל להוציא את שירותי הטכנולוגיה למיקור חוץ חייב לתת עליהם את הדעת.
כניגשים להחלטה אם להשאיר את הפעילות בתוך הארגון או להוציא אותה לאאוטסורס, יש לקבוע את מקומה של הפעילות בסכמה שמשווה בין החשיבות האסטרטגית של הפעילות לבין תרומתה לביצועים תפעוליים.
יש לשקול תחילה את החשיבות האסטרטגית של הרכיב בארגון. האם פעילות זו או רכיב זה מספקים לי יתרון תחרותי? האם הם קריטיים להמשך הצמיחה של העסק?
לאחר מכן, יש לדון במידת התרומה של הפעילות או הרכיב לביצועים התפעוליים של הארגון. עד כמה הפסקתה של פעילות זו או פגם בתהליכים בה יפגע בחברה? עד כמה פעילות זו קריטית להמשך התפעול הסדיר והחלק של החברה?
בעזרת תרשים כזה, ניתן להחליט מתי יש להוציא את הפעילות למיקור חוץ, מתי לחבור לשותף אסטרטגי, מתי לפתח באופן פנימי ומתי לנטוש את הפעילות לגמרי.
פיקוח וניהול ספקים
אם החלטתם להוציא למיקור חוץ פעילות זו או אחרת בארגון – מגיע השלב הקשה באמת. בשביל לקיים מערכת יחסי מיקור חוץ מוצלחת עם ספק, יש צורך ביידע פנימי בארגון שיאפשר ניהול נכון של הספק החל מרמת הציפיות וכלה ברמת מיטוב התהליכים.
היעדר מידה של מומחיות שתדע להעריך את ביצועי הספק, וכן קושי בתקשור צרכים (עקב אי-הבנתם) רק יפגעו בביצועים. לכן, חשוב שהממשק של ספק החוץ בארגון יהיה מישהו שמבין לפחות קצת במה שהספק עושה עבור החברה.
מה אסור להוציא
בהתחשב ביתרונות הרבים של מיקור חוץ בטכנולוגיות מידע, עסקים רבים מתפתים למהר ולהעביר את כל מערכות המחשוב והמידע שלהם לשותפים מנוסים במיקור חוץ. אך לפני שעושים זאת, יש דברים שפשוט אסור להוציא למיקור חוץ. וכדאי להכיר אותם.
לא מוציאים “בעיות” – אחת הדרכים הטובות ביותר להפוך בעיה קטנה לבעיה גדולה יותר היא להעביר אותה כמו שהיא למיקור חוץ. ראשית יש להבין היכן התקלה בתהליכים בארגון, ואז למטב אותם. כשתהליכי החברה יעילים, מיקור חוץ יכול לתמוך בהם בהצלחה. תהליכים בעייתיים רק יחמירו את המצב אם יועברו לידיים שלא לוקחות חלק בקבלת ההחלטות הארגוניות לגבי תהליכים.
לא מוציאים מידע רגיש – חוקים ותקנות שונים בעולם קובעים תקנים ומגבלות על שיתוף של מידע רגיש ובסיסי נתונים עם ישויות מחוץ לארגון. חשוב לבדוק את אלה לפני שמוסרים לידי ספק שירותי IT את המפתחות לאינטארנט.
השותפים הנכונים
ברגע שאתם יודעים אילו חלקים מהפעילות הטכנולוגית של ארגונכם אתם רוצים להוציא למיקור חוץ – זה הזמן לבחור את הספק הנכון ולבנות את האסטרטגיה כך שתתמוך בצורה הטובה ביותר באסטרטגיה העסקית של הארגון.
גם אם בחרתם את הספק המתאים ביותר, עבור המחיר המשתלם ביותר, חשוב לזכור שיש לנהל את אסטרטגיית מיקור החוץ של טכנולוגיות המידע במקביל לאסטרטגיה העסקית של הארגון כולו.
