איש לא חשב שבאמת יהיה סגר שני, והנה כולנו בבתים מוגבלים ליציאה של קילומטר. כתוצאה מכך, ארגונים רבים מאפשרים לעובדיהם להתנהל מהבית ומבצעים מגוון של שינויים במערכי העבודה והמחשוב שלהם, בכדי להתאים את עצמם לשינויים בעקומה.
בכדי לוודא שאתם "עושים את זה נכון", הכנו רשימה של כל נושאי המחשוב שכדאי לכם לדאוג להם בשלב זה, בכדי לשמר את ההתייעלות העסקית גם בתקופה זו.
מעבר לענן – האם כדאי לעבור עכשיו?
בתקופה שבה רוב העובדים שלכם מתנהלים מהבית, אין אפשרות להדפיס דף ולהעביר אותו ממשרד למשרד כמו פעם. מערכי עבודה שעובדים בשיטות ישנות ואינם מאפשרים לעובדים שלהם לשתף קבצים דרך הרשת ולגבות אותם ביעילות, הם עסקים שיזיעו הרבה במהלך הסגר.
פלטפורמת ענן מבוססת על מגוון עצום של שרתים, המאוכלסים בחדר שרתים עצום באזור ספציפי. פלטפורמת הענן מאפשרת שיתוף וגיבוי מסונכרן וקבוע של קבצים. כל שרת ענן מהווה מכונה וירטואלית שפועלת ברמה גבוהה, ואף מציעה מספר כלים נוספים שמייעלים את הפעילות העסקית.
חברות כמו Google ו- Dropbox מציעות סביבות ענן איכותיות ומוכרות, שמאכלסות את כל המידע שלכם ומגבות אותו ב"כספת המידע" שלהן באופן אוטומטי. המידע זמין לכל העובדים בהתאם להרשאות אבטחה שונות ומאפשר שיתוף מהיר של משתמשים חדשים, מה שחוסך זמן רב.
בזמנים של היום, עיקר העובדים מנהלים את שגרת העבודה שלהם מהבית. בנוסף, מדובר בתקופה שיתכן ואינה עמוסה מבחינה עסקית, אך בהחלט מזמנת מקום לשדרוגים וייעול הפעילות של העסק בטווח הארוך. התנהלות חכמה והנעת החברה לפעילות מחשוב מתקדמת, ההולמת את המאה ה- 21, מייעלת משמעותית את מערך העבודה של הארגון.
מעבר לסביבת ענן הוא אחד מן השדרוגים שמאוד מומלץ לבצע בעקבות המצב: שימוש בפלטפורמה טכנולוגית חכמה, המאפשרת לעובדים לגשת לכל המידע הרצוי בקלות, לשתף אותו עם יתר העובדים ולבצע שינויים שיסונכרנו ויגובו תוך רגע, מעניק לארגון יתרון.
התנהלות נכונה עם סביבת ענן מסייעת למנוע כשלי תקשורת ועיכובים, ותורמת ליצירה של מערך עבודה מהיר ופרודוקטיבי, שבו כל פיסת מידע מתועדת לנצח.
חיבור מרחוק – האם הוא מוגן?
כשכל העובדים שלכם הגיעו למשרד כל יום, יכולתם להגן על כל המידע שלכם באמצעות ניהול של מערך מחשוב מקומי בלבד, שמוגן מפני מתקפות פישינג או וירוסים. כעת, כאשר כל העובדים שלכם מנהלים את היום שלהם מהבית, התוכן שלכם חשוף 24/7 לאיומים ולמתקפות סייבר שמאוד לא פשוט להדוף.
על ידי כך, אתם מספקים הגנה למידע מפני וירוסים, מתחרים או מתקפות סייבר ומונעים אובדן מידע שעלול לפגוע בעסק שלכם משמעותית ולהחזיר אותו אחורה. בכדי להבטיח שהמידע שלכם יישאר מוגן, ניתן לייצר הרשאות אבטחה ולהתקין תעודות אבטחה המסייעות לגונן על המידע גם מרחוק. אפשרות נוספת היא להתקין תוכנות אנטי-וירוס וחומות אש מתקדמות בכל מחשב, שיהדפו ביעילות כל איום או פולש שינסו לחדור את כיפת המידע שלכם.
האם המידע שלכם מגובה באופן איכותי?
בין אם אתם משתמשים בפלטפורמת ענן או בשרתים פרטיים, חשוב להמשיך ולגבות את המידע שלכם 24/7. אובדן של מידע עלול לפגוע בעסק שלכם בצורה בלתי-הפיכה ולגרום לבעיות רבות לאורך הדרך, במיוחד כאשר מדובר במידע פיננסי או מידע אישי רגיש אודות לקוחות או אודות החברה.
בפלטפורמות ענן, הרבה יותר קל לגבות את המידע כיום באופן אוטומטי. ועם זאת, גם במקרה של סביבת ענן וגם במקרה של שרת פרטי חשוב לוודא שהמערכת שלכם אכן מבצעת גיבויים על בסיס קבוע ושומרת על כל המידע מוגן תחת שרת חזק אחד, שיכול להתמודד מול איומים ופולשים ביעילות. שימו לב שכל המידע שלכם אכן מגובה והגדירו מהו המידע שיש לגבות ומתי.
כיצד עובד מערך הטלפוניה בזמן הסגר?
האם הארגון ערוך לקבל שיחות נכנסות כאשר העובדים בבית? האם מערך שירות הלקוחות פעיל? כיצד העובדים מתקשרים האחד עם השני במהלך היום?
למרות המעבר לעולם האימיילים, רבים מהעובדים שלכם זקוקים לטלפון על בסיס קבוע בכדי לנהל את היום שלהם באופטימליות. זאת ועוד, יכולות כמו "המתנה נעימה", ניהול של מספר שלוחות ומתן מענה מהיר ללקוחות הוא קריטי כיום, כאשר רוב הלקוחות בבית ללא מעש, רק מחכים שהארגון שלכם יספק להם מענה.
התקנה של שלוחות ביתיות לעובדים מסייעת לשמר את חוויית ההמתנה והשירות שהלקוחות שלכם מקבלים, ומבטיחה שלעובדים שלכם יהיה פשוט יותר להתנהל במהלך היום שלהם ולתקשר עם חבריהם לעבודה. על ידי הקלטה של כל שיחה, אתם אף מגוננים על עצמכם מפני תביעות או טענות שווא ותמיד יכולים לחזור ולדלות מידע מהשיחה במידה והייתה חשובה.
כיצד מייעלים את מערך המחשוב במהלך הסגר?
כאשר העובדים שלכם תקועים בבית, לא פשוט להם להמשיך ולתקשר עם יתר העובדים בקלות: נוצרים הרבה טלפונים שבורים, הרבה כאבי ראש ופעמים רבות משימות נדחות או לא מחולקות היטב.
מערכות ניהול כמו Teams מסייעות לאחד את מערך העבודה בין הצוותים, לחלק משימות באופן אוטומטי ולתזמן כמה זמן כל משימה אמורה לקחת, בכדי לתת לעובדים מוטיבציה לבצע כל משימה במהירות הבזק. כל המידע רשום בברירות ובשקיפות מלאה, כאשר כל עובד יכול להוסיף הערות או מידע נוסף שיתר העובדים יוכלו לראות בשנייה לאחר מכן.
מערכות ניהול עובדים וצוותים מסייעות לנהל שיחות מרובות משתתפים בקלות, לשתף ולתעד מידע חשוב בשניות ולמנוע קצרי תקשורת אחת ולתמיד. כל שעל העובד לעשות הוא להיכנס למערכת, והיא כבר תסייע לנהל את היום שלו בצורה האפקטיבית ביותר, ובאופן המסונכרן עם יתר העובדים.
תמיכה ושירות – האם יש ספק מחשוב מהימן?
רוב ספקי המחשוב אינם בעלי די ניסיון בכדי להצליח ולהתמודד עם כל השינויים שהסגר הטיל על המשק. חשוב להבין היכן נפגעת התייעלות הארגון ולפעול לפי מדיניות שמטרתה אינה רק לכבות שריפות, אלא לסייע ולהקדים תרופה למכה מבעוד מועד.
ספק מחשוב איכותי, בעל ידע, ניסיון ומקצועיות מרובי שנים, ידע כיצד להוביל את העסק שלכם לשלב הבא גם בתקופה הזו: לספק מענה לתקלות, טיפים ודרכים להתייעלות עסקית בהתחשב במצב ולאתר בעיות מבעוד מועד ולתקן אותן עוד לפני שהעובדים שלכם בכלל שמו לב אליהן.
חברת ERG מתמחה מזה כ- 18 שנים בתחום המחשבים ומספקת לחברות, עסקים ותאגידים פתרונות מחשוב מתקדמים וברורים, שמביאים למקסימום תפוקה במינימום השקעה גם בתקופת הסגר. לפרטים נוספים, צרו קשר.
