למערכת המחשוב, המידע שהיא אוגרת והנתונים שהיא מספקת, ישנה חשיבות מרובה בפעילותו השוטפת של הארגון, שכן, מידע זה והמערכת עצמה (ה”ברזלים”, התוכנות, מערכות ההפעלה והיישומים) מהווים את כלי העבודה של רוב עובדי הארגון. גם כאשר אנחנו מודעים לחשיבות שיש לתחזוקה שוטפת של כלים אלה, לעיתים קרובות מידי ידיעה זו נדחקת בסדרי העדיפות הארגוניים אל תחתית הסולם, ושם היא מסתתרת בשקט, עד שמקרה חירום מאלץ אותנו לבצע סדר פסח גדול במערכת.
תחזוקה שוטפת – האספקט האנושי – ההרגל
עבור כולנו, כאנשים, קל יותר מחשבתית לסגל לעצמנו לוח זמנים קבוע בהפרשים של פרקי זמן קצרים ולדבוק בו, מאשר להתמודד עם פרויקטים חד-פעמיים ועצומים בגודלם. עקרון זה נכון אף לגבי תחזוקה שוטפת של מערכת המחשוב. כאשר אתם יודעים כי בכל חודש בתאריך מסוים, המערכות נבדקות, מטופלות ומעודכנות (במידת הצורך), יהיה קל לכם לדבוק בשגרת תחזוקה זו.
תחזוקה שוטפת – האספקט הטכני
כאשר קיימים פערי זמן גדולים מידי בין פעילות תחזוקה אחת לרעותה, עלולים להיווצר גם פערים גדולים מידי (אשר קשים לסגירה או שאינם ניתנים לצמצום כלל) בין החומרות, התוכנות ומערכות ההפעלה. ניסיון להשתלט על פערים מרובים אלה עלול להסתיים בהרמת ידיים של איש שירות ה-IT, ובהשארת חלק מהרכיבים תקינים וחלקם – לא. במצב כזה, עד מהרה תורגשנה התנגשויות בין גרסאות החומרה והתוכנות.
תחזוקה שוטפת – האספקט הפיננסי
חריקות קטנות קלות (יחסית) לתיקון, משך הזמן (שעות עבודה) המושקע בהן הוא קצר וכך, אף עלות תיקונן. לעומתן, תקלות מתגלגלות, אשר מתחילות בצורה מינורית ואינן מטופלות, עלול לגדול ולגרור אחריהן עלויות כוללות גבוהות, אשר נובעות לא רק מעלותן הישירה (שעות העבודה של מחלקת IT, עלות רכיבי חומרה או עדכון גרסאות תוכנה), אלא אף מההשפעות העקיפות שלהן, כאובדן שעות עבודה של עובדים בעת מערכת שאיננה פועלת, פגיעה בתדמית הארגון בעיני לקוחותיו וכן הלאה.
תחזוקה שוטפת – הסיכון בעדכונים אוטומטיים
כאשר ארגון איננו מגבש נהלי תחזוקה שוטפת, לרוב, הוא סומך על הגורל (ועל מקצועיותם של מפתחי המערכות) ובמקום ביצוע עדכוני גרסאות תוכנה ומערכות הפעלה מבוקרים, הוא משאיר אותם במצב אוטומטי. רעיון זה, כפי שלמדנו לאחרונה, הינו רעיון רע מאד, מכיוון שעדכונים כאלה, כאשר אינם נבחנים כל אחד לגופו, בטרם ביצועם, עלולים לשבש מחשבים ומערכות שלמות וליצור בעיות אבטחה חמורות. לכן, כל עדכון צריך להיבדק בנפרד, בטרם התקנתו.
תחזוקה שוטפת – האספקט הארגוני
בארגונים מסודרים ופעילים אין מקום ל”יד הגורל” או ל”כשיזדמן לאיש ה-IT”. מערכת המחשוב בארגון הינה כלי העבודה של רוב העובדים בו, ולכן, כשירותה ומהירות תגובתה מהוות ערובה ליעילות עבודתם של עובדי הארגון, לתפוקתם ולשירות שמקבלים לקוחותיו. גם כאשר מדובר בארגון קטן, או בארגון מעוט-לקוחות, למערכת מחשוב מגמגמת, איטית או קורסת, ישנה השפעה גדולה ישירה ועקיפה על אפקטיביות הפעולה שלו.