בעלי עסקים תמיד מחפשים כיצד להתייעל ולשפר את התהליכים העסקיים השונים שלהם. הדבר יכול להיות על ידי מעבר לתוכנת ניהול מלאי חדישה, תוכנה לניהול וקשרי לקוחות, תוכנה לביצוע משימות וכו’. הפעם ננסה לבחון נושא שיכול לתת לעסק שקיפות מקסימלית וגם יכולת ניהול והוא קשור לתחום של ניהול עובדים.
איך מנהלים עובדים?
למעשה, הרבה עסקים שמעסיקים עובדים, עושים שימוש בשעוני נוכחות המקושרים לרשת האינטרנט. יש לשעון כזה המון יתרונות ורבים מהמעסיקים אינם מודעים אליהם. בזכות שימוש בשעון כזה, אפשר לנהל את שעות העבודה של כל עובד בצורה אפקטיבית, חכמה ופשוטה יותר.
מהם היתרונות שיש בשימוש בשעון נוכחות אינטרנטי?
-בגלל שמדובר על יישום אינטרנטי, ניתן באמצעותו לדווח על שעת כניסה לעבודה ושעת יציאה בכל מיני דרכים. לדוגמה, העובד יכול לבצע את הדיווח ישירות מהטלפון הנייד שלו, או באמצעות חיישנים קירבה, באמצעות מערכת זיהוי פנים או בדרך הידועה והמוכרת – על ידי התחברות למסוף. היופי הוא שיש גמישות מלאה, כי מצד אחד העובד לא צריך לעבור ממשרד אחר לשני ואילו מצד שני, הדיווח הוא מדויק ולא מבוסס על רישום ידני של העובד.
-מי שיש לו הרשאה, יכול לצפות בנתוני הכניסה והיציאה של העובדים. כך מעסיקים יכולים להתמודד עם מצב של חוסר בעובדים ולראות מהי נוכחות הצוות בזמן אמת. הדבר כמובן יכול להיות יתרון גדול, בעיקר עבור עסקים וחברות שיש להם מספר סניפים או כאלה שפעילותם היא לא רק באזור אחד אלא בכמה אזורים. לדוגמה, עסקים וחברות שמעסיקים טכנאים, דיילים וכו’.
-מערכת הנוכחות אינה כוללת רק שימוש בשעון נוכחות, אלא יש לה אפשרות להתממשק בצורה מלאה עם מערכת השכר. כך מופקים תלושי משכורת מדויקים וללא טעויות רישום. אגב, בגלל כל מיני טעויות רישום, יש עסקים וחברות בהם נוצרו אי הבנות שגרמו לחשדנות בעובדים. כאן בזכות השימוש בשעון נוכחות אינטרנטי, הטעויות האלה נמנעות לחלוטין.
-מערכת הנוכחות יכולה להפיק דוחות מפורטים עם נתונים על שעות נוספות שעשו העובדים וגם יכולה לתת נתונים לגבי עובדים שהחסירו ימי עבודה. נתונים כאלה יכולים לתרום משמעותית לשיפור תהליכי ניהול בעסק.
-המערכת יכולה לספק תמחורים לגבי פרויקטים מסוימים. אלו יושפעו מכמות שעות העבודה שכל עובד עבד על הפרויקט ולא יתבססו על פי הערכה בלבד. כך בעלי העסק יכולים להפיק לקחים ולבצע ניתוח מעמיק יותר של החזר ההשקעה וליישם את כל מה שנלמד לפרויקטים הבאים.
-המערכת כוללת הגדרות אבטחה מתקדמות. העובד יכול להיכנס למערכת על ידי שימוש באמצעים ביומטריים או באמצעות הקלדת שם וסיסמא.
שורה תחתונה
אנו ממליצים לכל עסק להשתמש במערכות שעון נוכחות אינטרנטיות. כפי שהוזכר לעיל, ניתן לראות שיש המון יתרונות ועלויות המערכת הן נמוכות בהשוואה לתועלת הרבה שמתקבלת מהן.