בראשית בראה Apple את המחשב האישי, וכל השאר – כבר שייך להיסטוריה.
האבולוציה הטכנולוגית לא פסחה על הארגונים ובתי העסק: ממחשב בודד שרק יחידי סגולה ידעו להפעילו ולא כל שכן לטפל בו במקרה של תקלה, דרך רשת מחשבים לוקלית פנימית אשר נוהלה בתחילה על ידי עובד הארגון בנוסף לתפקידו המוגדר, ובסופו של דבר על ידי מנהל המחשוב של הארגון ועד לרשת מחשבים גמישה ומתפתחת, שמקשרת את כל מקורות המידע הארגוניים ומאפשרת גישה למידע מכל מקום ועל ידי כל מכשיר קצה (נייח או נייד).
אולם, יכולת החשיבה הארגונית איננה צועדת בהכרח קדימה בקצב של חידושי הטכנולוגיה ולכן, לעיתים מוצאים את עצמם ארגונים גדולים עם “עודף” ב-IT אשר איננו מנוצל עד תומו.
הנה מספר קווי חשיבה מנחים, אשר יעזרו לך להבין את העקרונות שיסייעו לך בהפקת מירב התועלת מה-IT הארגוני:
- מניעה תמיד עדיפה על תיקון הנזק – התאמת מערכות המידע לצרכי הארגון (על ידי אפיון צרכים קפדני ומקצועי) וניטור תקינות תפקודן באופן שוטף, יבטיחו צמצום ניכר של כמות הבלאי והתקלות הטכניות של הציוד (ותוצאות ישירות ועקיפות הנובעות ממנו, כקריסה מערכת הגורמת לאובדן שעות עבודה, אובדן לקוחות וכד’).
- מעקב אחרי החידושים הטכנולוגיים, שיקול וקבלת החלטות המתאימות לארגון – טכנולוגיות נולדות, משתנות ומתחדשות והן מציעות לארגונים שפע של אפשרויות. אולם, לא כל טכנולוגיה חדשה בהכרח מתאימה לארגון שלך, לא כל שדרוג תוכנה עונה לצרכי המשתמשים בארגון וכן הלאה. לכן, כל החלטה בתחום זה צריכה להתקבל על בסיס ידע מעודכן ובחינה ספציפית של הרלוונטיות שלו לארגון, בבסיס עלות כוללת מול רווח. יש לזכור: לפעמים, “עלותו” של שינוי איננה מסתכמת רק במחיר הנקוב עליו, אלא גורר עימו עלויות נוספות (כאובדן שעות עבודה של משתמשים בגלל שינוי ממשק וכד’).
- גיבוש מדיניות מפורטת בתחומי הכשל – התפתחות הטכנולוגיות, לעיתים, מציבות את אנשי ה-IT בפני עובדות מוגמרות (למשל, פריצת המובייל לתודעה, הביאה לכך שעובדים מחברים את המכשירים הניידים שלהם לרשת הארגונית). טמינת הראש בחול מחד, כמו גם גיבוש מדיניות ארגונית קשיחה מידי מצד שני, לא תבאנה לארגון את התוצאות המיוחלות, בעוד גיבוש מדיניות ארגונית כוללת המודעת למגבלות וליכולת אכיפתן – כן.
- אוטומציה של תהליכים – במידה וארגונך יכול להיעזר בפתרונות טכנולוגיים לאוטומציה של תהליכים שונים (כקליטת נתונים, גיבויים וכד’), מומלץ לשקול אותם. אוטומציה יכולה לסייע לארגונך בחסכון כספי הנובע מצמצום אחוזי טעויות האנוש, צמצום הזמן בו עוסקים בפעילויות אלה העובדים (על חשבון ביצוע עבודה “ממשית”) וכן הלאה.
- אבטחת המידע הארגוני – אין מילים כדי להתחיל ולהסביר עד כמה בכובד ראש יש להתייחס לנושא זה, ובכל הדרגים בארגון: החל מגיבוש מדיניות אבטחה ארגונית ברורה ומוסדרת, המחייבת את כל העובדים בכל הדרגים בארגון, וכלה ברמה הטכנית של הכרת האיומים העדכניים והתאמת מערכת האבטחה הקיימת למציאות המשתנה.
לסיכום, מערך שירותי IT גמיש ועדכני, המגובה במניעת תקלות ומלווה במדיניות ארגונית טולרנטית אבל נחושה, יביאו למיטוב ה-IT הארגוני וצמצום ההוצאות הישירות והעקיפות