כך תחברו את המייל של העבודה לסמארטפון שלכם

עובדים ומנהלים רבים מעוניינים לדעת כיצד יוכלו לחבר את תיבת הדואר בשרת של הארגון או החברה (לרוב Exchange) בהם הם עובדים לסמטארפון שלהם המבוסס על מערכת ההפעלה כגון iOS או Android.

באופן כללי – יש שלוש אפשרויות לבצע זאת :

התחברות דרך דואר מבוסס רשת

זוהי האפשרות הפחות מומלצת בה בעצם יוצרים חשבון ב – gmail או בכל חשבון מבוסס רשת אחר התומך בייבוא של תיבה חיצונית, ומעתיקים אליו את התיבה שלכם בעבודה. הסיבה לכך שזוהי אפשרות פחות מומלצת נעוצה בכך שהיא מחייבת אתכם לפתוח את הדפדפן בכל פעם שתרצו גישה לחשבון, ולכן ברוב המכשירים היא פחות אינטואיטיבית וגם לא מנצלת את כל התכונות של מסך המגע.

בכל אתר אפשרות זו מעט שונה. כמו כן, יש לשים לב שחלק מהשירותים כמו outlook.com מאפשרים  אך ורק להזדהות בתור חשבון הדואר הנוסף, אך לא לבדוק הודעות ממנו.

בכל אופן, מכיוון ש – gmail הוא שירות מאוד פופולארי, נבחר בו לצורך הדוגמה, שימו לב שאתם חייבים שהתיבה שלכם בעבודה תתמוך בפורמט POP3. כמו כן, עליכם לדעת את הפרטים הבאים :

• הסיסמה שלכם עבור התיבה בעבודה
• כתובת שרת ה – POP הרלוונטי (לרוב mail.company-name.com)

ייבא דואר ואנשי קשר – לצורך ייבוא של אנשי קשר לתוך חשבון ה – gmail. (על מנת שתוכלו להשתמש בספר הכתובות)

שלח דואר כ –  אפשרות זו מאפשרת לכם לבחור את החשבון ממנו תישלח כל הודעה באמצעות לחיצה על החץ במסך הודעה חדשה או כתיבת תגובה. במידה ומסיבות שונות אתם בוחרים באפשרות זו בלבד, תצרכו אך ורק גישה לתיבת הדואר על מנת לאמת שאתם הבעלים שלה…

בדוק דואר מחשבונות אחרים – זוהי למעשה האפשרות שנותנת לכם את היכולת החשובה ביותר והיא לבדוק את ההודעות הנכנסות שלכם מן העבודה גם בתוך התיבה של gmail. שימו לב שהאפשרות להשאיר עותק בשרת הדואר בעבודה מסומנת כברירת מחדל, והמשמעות היא שגם אחרי שתקראו את ההודעה דרך gmail, עדיין תראו אותה כאשר תבדקו את ההודעות החדשות במשרד. אם ברצונכם שההודעה תימחק מהשרת לאחר העברתה ל – gmail, בטלו את הסימון.

לאחר שעברתם על כל ההוראות, אתם אמורים להתחיל לקבל דואר מהתיבה שלכם בעבודה גם אל gmail (או אפליקציית gmail לצורך העניין).

התחברות דרך תוכנת הדואר הפנימית באייפון או באייפד

מכיוון שהאייפון תומך בסנכרון של שרתי Microsoft Exchange, כל שעליכם לעשות הוא להיכנס לתפריט ההגדרות דרך האייקון המתאים במסך הבית. לאחר מכן גללו למטה עד שתגיעו ל – “דוא”ל, אנשי קשר ולוחות שנה”. כעת בחרו ב- Exchange והקישו את הכתובת המלאה שלכם, הסיסמה ותיאור התיבה.  מרגע זה תתחילו לקבל התראות על דואר חדש דרך מסך ההתראות או כאשר תפתחו את אפליקציית הדואר במכשיר.

אם תרצו לשנות את אפשרויות הסנכרון, תוכלו לחזור למסך ההגדרות ולבחור בחשבון הקיים.

התחברות דרך Android(גלקסי וכו’)

ב – Android ההגדרות הן מעט יותר מורכבות : היכנסו אל תוכנת הדואר (או צרו לה קיצור דרך על גבי אחד ממסכי הבית). כעת תתבקשו להכניס את כתובת הדואר המלאה שלכם והסיסמה. עשו זאת ולחצו על “הבא”. כעת בחרו באפשרות השלישית Microsoft Exchange (לעיתים תופיע כ – Microsoft Exchange ActiveSync).

כעת יופיעו שלושה שדות נוספים :

תחום / שם משתמש  – כאן יהיה עליכם להקיש שוב את הכתובת המלאה. אם שני השדות נפרדים בגרסת האנדרואיד שברשותכם, התעלמו משדה “תחום”  (Domain).

*במקרים מסוימים בהם התקבלה שגיאה, ייתכן כי עליכם לציין גם את שם הדומיין. כלומר, יהיה עליכם להקיש את הכתובת במבנה הבא :

myname/myname@mycompany.com

סיסמה – הסיסמה (שוב)

שרת Exchange – במידה ותיבה זו לא מולאה אוטומטית, שאלו את איש המחשוב הרלוונטי לגבי הכתובת המתאימה