נשאלת השאלה למה צריך בעצם תוכנית מסרים פנים ארגונית ומדוע לא להשתמש בתוכנה חיצונית? יש לכך שתי סיבות מרכזיות :
- מרבית הארגונים משתמשים באבטחה הדוקה יותר מאשר מחשבים אישיים ולכן חלק גדול מהתוכנות הרגילות עשויות להתנגש עם תוכנות האבטחה או חומת האש של הארגון
- כאשר המשתמש מחובר לחשבון או לתוכנה בהם הוא משתמש גם בבית, סביר להניח שדעתו תוסח על ידי נושאים שאינם קשורים לעבודה. לעומת זאת, תוכנה ייעודית בה נמצאים רק העובדים היא פחות בעייתית מהבחינה הזו (למרות שגם כאן אי אפשר לצפות שהשיחות יהיו רק בענייני עבודה גרידא).
יש מספר פתרונות ארגוניים פופולאריים המספקים אפשרות צ’ט ארגוני ומסרים בשוק, ביניהם Lync של מיקרוסופט (לשעבר Communicator), Open Fire בקוד פתוח (לשרתי לינוקס) ו – Spark, אף הוא בקוד פתוח
LYNC
יתרון נוסף של Lync נעוץ בכך שהיא מסוגלת לתפקד גם כשירות ענן באופן דומה ל – Office 365 ובכך להקל על העומס בשרת המקומי. מלבד צ’ט ארגוני ומסרים, אפשר לבצע באמצעותה גם שיחות וידאו ולהשתמש בלוח ציור או שיתוף מסך. כמו כן, קיימות גרסת אפליקציה של Lync לאייפון, אנדרואיד, אייפד וכמובן Windows Phone.
Openfire
כמו כן, למנהל המערכת יש אפשרות לראות את כל החדרים השונים בהם מתנהלות שיחות ברגע נתון ולשלוט בהם.
Spark
Spark הוא פרויקט אח המתלבש על שרת OpenFire ומאפשר לא רק צ’אט טקסטואלי, אלא גם צ’אט קולי ושירותי טלפוניה (בדומה לסקייפ). לכן גם הממשק שלו יראה מוכר מאוד לכל מי שאי פעם השתמש בה.
וכמו עם Openfire, גם ל – Spark יש מספר תוספים, כמו למשל תוסף FastPath המאפשר להזמין מומחה מארגון אחר לשיחה.